Datenschutzhinweise für Microsoft Teams

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten stets vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Daher möchten wir Sie an dieser Stelle über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“ genannt) informieren und welche Rechte Ihnen zustehen. 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? 

Verantwortliche Stelle ist: 

Saaleschule für (H)alle  
Hans-Dittmar-Straße 9  
06118 Halle (Saale) 

Deutschland  
Tel.: 0345 / 68 45 86 0  
E-Mail: kontakt@saaleschule.de  
Website: www.saaleschule.de 

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter: 

Dr. Andreas Melzer 
kelobit IT-Experts GmbH 
Tel: 0345 132553-80 
E-Mail: dsb@kelobit.de 

Hinweis: 

Soweit Sie die Internetseite von Teams oder dessen Anbieters aufrufen, ist der Anbieter von Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen. 

Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Teams auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von Teams erbracht. 

2. Welche Daten werden verarbeitet? 

Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting selbst eingeben. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: 

Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display Name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache 

Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort 

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. 

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage? 

3.1Umfang der Verarbeitung 

Wir verwenden Teams, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. 

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Teams protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. 

3.2 Rechtsgrundlagen 

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten unseres Unternehmens verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. 

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. 

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. 

4. Wer bekommt meine Daten? 

In unserem Unternehmen haben grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen für die reibungslose Durchführung der Online-Meetings benötigen, also z.B. die Organisatoren und Teilnehmer an Meetings aus unserem Unternehmen. Dabei kann es sich auch um mehrere Fachabteilungen in unserem Hause handeln, abhängig davon, welche Leistungen oder Produkte Sie von uns beziehen. Weiterhin hat unsere IT-Abteilung zur ausschließlich technischen Verarbeitung Zugriff auf Ihre Daten. 

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. 

Der Anbieter von Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Teams vorgesehen ist. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO Empfänger von Daten zu Ihrer Person sein. 

Unter Umständen müssen wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen bestimmte Daten gegenüber den entsprechend berechtigten Stellen offenlegen. 

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt? 

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meeting in einem Drittland aufhalten. 

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert. 

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert? 

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. 

7. Welche Datenschutzrechte habe ich? 

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).  

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. 

8. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? 

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist zunächst weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Sollten Sie dies nicht wünschen, ist Ihre Teilnahme an unseren Online-Meetings leider nicht möglich. 

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung? 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz. 

10. Findet ein Profiling statt? 

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.  

11. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO 

11.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.  

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.  

11.2 Empfänger eines Widerspruchs 

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse erfolgen und sollte an die unter Punkt 1 genannten Kontaktdaten gerichtet werden. 

12. Änderung dieser Datenschutzhinweise 

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite. 

Stand: 03.09.2020