Datenschutzhinweise für Microsoft Office 365

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten stets vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Daher möchten wir Sie an dieser Stelle über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom informieren und welche Rechte Ihnen zustehen.

1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Saaleschule für (H)alle
Hans-Dittmar-Straße 9
06118 Halle (Saale)
Deutschland
Tel.: 0345 / 68 45 86 0
E-Mail: kontakt@saaleschule.de
Website: www.saaleschule.de

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Dr. Andreas Melzer kelobit IT-Experts GmbH

Tel: 0345/13255380

E-Mail: dsb@kelobit.de

2 Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Microsoft Office 365 werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Folgende per-sonenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Datenkategorien

1. Dokumente und Dateien

2. Aufgaben und Lösungen

3. Kommunikationsdaten

4. Personenbezogene Basisdaten

5. Authentifizierungsdaten

6. Kontaktinformationen

7. Profilierung

8. Logfile mit Zugriffen

9. System generierte Protokolldaten

Kategorien von betroffenen Personen

Für Datenkategorien 1-9 Personen, die Office 365 nutzen oder administrieren

Für Datenkategorien 3, 8, 9 Personen, die in der Kommunikation und Dokumenten identifizierbar sind

3 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

3.1 Umfang der Verarbeitung

Wir nutzen Microsoft Office 365 als Hilfsmittel für Lehre, Forschung und Verwaltung. Ergänzend zu Präsenz- und Fernunterricht um die Kommunikation und Lehre mittels von Microsoft bereitgestellten Hilfsmitteln zu ermöglichen und zu unterstützen. Microsoft Office 365 ist ein Service der Microsoft Corporation die ihren Sitz in den USA hat.

Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mittei-len und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Teams-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

3.2 Rechtsgrundlagen

Für die Saaleschule und Personen, die in Kommunikation und Dokumenten identifizierbar sind zählt Art. 6 Abs. 1 lit. b als Rechtsgrundlage. Für die Personen, die Office 365 nutzen in der Rolle als Be-schäftigter zählt § 26 BDSG als Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollte keine vertragliche Be-ziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Lehre, Forschung und Verwaltung.

4 Wer bekommt meine Daten?

In unserem Unternehmen haben grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die die-sen für die reibungslose Durchführung benötigen, also z.B. die Organisatoren und Teilnehmer unserem Unternehmen. Dabei kann es sich auch um mehrere Fachabteilungen in unserem Hause handeln. Wei-terhin hat unsere IT-Abteilung zur ausschließlich technischen Verarbeitung Zugriff auf Ihre Daten.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme und Nutzung von Microsoft Office 365 verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei per-sönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Schülern, Eltern und Lehrern zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Microsoft Office 365 erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen der OST (Online Service Terms) von Microsoft vorgesehen ist. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO Empfänger von Daten zu Ihrer Person sein.

Unter Umständen müssen wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen bestimmte Daten ge-genüber den entsprechend berechtigten Stellen offenlegen.

5 Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organi-sation übermittelt?

Microsoft Office 365 ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbei-tung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Unsere vertraglichen Vereinbarungen mit Microsoft sehen ein adäquates Schutzniveau Ihrer persönlichen Daten vor. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zudemm durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Microsoft Corporationgarantiert.

6 Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Spei-cherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

7 Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns ge-genüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf er-folgt sind, sind davon nicht betroffen.

8 Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist zunächst weder gesetzlich noch vertraglich vor-geschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Um die Produkte von Microsoft

Office 365 zu nutzen. Sollten Sie die Nutzung von Microsoft Office 365 nicht wünschen, ist Ihre Teil-nahme an den Online-Angeboten nicht möglich. Alternativ wird Ihnen jedoch eine Offline Variante zur Verfügung gestellt, so das Ihnen daraus keine Nachteile entstehen.

9 Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

10 Findet ein Profiling statt?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu be

werten.

11 Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

11.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzu-legen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interes-sen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11.2 Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse erfolgen und sollte an die unter Punkt 1 genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

  1. Änderung dieser Datenschutzhinweise 

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite. 

Stand: 03.09.2020