Datenschutzhinweise für Beschäftigte und vergleichbar Betroffene


 

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den beantragten bzw. vereinbarten Bestandteilen Ihres Beschäftigungsverhältnisses oder anderweitigen Vertragsverhältnisses. 

1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist: 

Gemeinschaftsschule für (H)alle e. V. 
c/o Saaleschule für (H)alle 
Hans-Dittmar-Straße 9 
06118 Halle (Saale) 
kontakt(at)saaleschule.de 

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter: 

Dr. Andreas Melzer 
kelobit IT-Experts GmbH 
Tel: 0345/13255380
E-Mail: dsb@kelobit.de 

2 Welche Quellen Daten werden verarbeitet?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten haben, soweit diese für die Zwecke der Einstellung, der Erfüllung des Arbeitsvertrags und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten von unseren Beschäftigten und anderen vergleichbar Betroffenen, die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses regelmäßig anfallen. 

Zu diesen personenbezogenen Daten zählen insbesondere:  

  • Personalien (z.B. Name und Adresse und Kontaktdaten und Geburtstag sowie -ort und Staatsangehörigkeit, Geschlecht,) 
  • familiäre Daten (z.B. Familienstand und Angaben zu Kindern) 
  • Religionszugehörigkeit 
  • Gesundheitsdaten (z.B. Arbeitsunfähigkeitsmeldungen und andere, sofern diese für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind, z.B. bei einer Schwerbehinderung) 
  • Steueridentifikationsnummer 
  • Angaben zur Qualifikation und Mitarbeiterentwicklung (z.B. Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse und Fortbildungen) 
  • Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (z.B. Eintrittsdatum und Bezeichnung der Tätigkeit und Titel, Arbeitnehmerklasse, Ausgeübte Tätigkeit, Haupt-/Nebenbeschäftigung, Probezeit, Schulabschluss, Berufliche Bildung, Ausbildung, Urlaubsanspruch, Wöchentliche Arbeitszeit, Kostenstelle, Befristung) 
  • Arbeitnehmer Online 
  • Angaben zu Versicherungen  
  • Arbeitspapiere 
    Arbeitsvertrag, Krankenkasse, VWL, Elterneigenschaft, BAV, Schwerbehindertenausweis, Polizeiliches Führungszeugnis, Geb. Kind, Erste Hilfe, Staatsexamen 
  • Lohnsteuerrelevante Daten aus der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Gehaltszahlung, IBAN,  Arbeitnehmerklasse, Steuer ID, Klasse, Kinderfreibeträge, Steuerpfl. Vorbescheinigungen, Entlohnung Bezeichnung, Betrag, Gültig ab, Stundenlohn) 
  • Informationen über die finanzielle Situation von Mitarbeitern (z.B. Kreditverbindlichkeiten und Gehaltspfändungen, wenn zutreffend) 
  • Sozialversicherungsdaten 
  • Daten zur Altersversorgung bzw. zur Pensionskasse 
  • Angaben zur Arbeitszeit (z.B. Arbeitszeiterfassung und Urlaub und Krankheit und Daten in Zusammenhang mit Dienstreisen) 
  • Zutrittsdaten 
  • Anwesenheitsnachweise 
  • Berechtigungsdaten (z.B. Zugangs- und Zugriffsrechte) 
  • Bild- und Tondaten (z.B. Ausweisfoto und ggf. Video- und Telefonaufzeichnungen) 
  • Daten zur Mitarbeiterevaluierung 
  • sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten. 

3 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): 

3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (§ 26 BDSG) 

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Sofern Sie Zusatzleistungen in Anspruch nehmen (z.B. Zuschuss Kinderbetreuung, Altersvorsorge), werden Ihre Daten zur Erfüllung dieser Zusatzleistungen verarbeitet, soweit dies erforderlich ist.  

3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) 

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind: 

  • Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung 
  • Maßnahmen zum Schutz von Beschäftigten und Kunden sowie zum Schutz des Eigentums des Unternehmens 
  • Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und zur Aufdeckung von Straftaten 
  • Auswertung von Arbeitsabläufen zu Arbeitssteuerung und Verbesserung von Prozessen (z.B. Auswertungen über die Anzahl der Arbeitsnachweise) 
  • Veröffentlichung dienstlicher Kontaktdaten im Intranet und internen Telefonbuch 
  • Aufzeichnungen zu Mitarbeitergesprächen (z.B. Dokumentation der festgelegten Ziele und der Zielerreichung) 
  • Mitarbeiterbelehrung
  • Terminfindung

3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG) 

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.  

Dies betrifft:  

  • Nutzung und ggf. Veröffentlichung von Mitarbeiterbildern, z.B. auf der Webseite 

3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO sowie Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG)  

Als Unternehmen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, ggf. Standesrecht der Rechtsanwälte, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z.B. der Rechtsanwaltskammern). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen. 

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h i.V.m. § 22 Abs. 1 b BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG neu beruhen (z.B. betriebliches Eingliederungsmanagement). 

4 Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen, z.B. Personalverwaltung, Schwerbehindertenvertretung.  

Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Dies sind z.B. Unternehmen in den Kategorien Schulungsanbieter und IT-Dienstleistungen. Sämtliche Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln. 

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigten dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind.  

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:  

  • Sozialversicherungsträger 
  • Krankenkassen 
  • Versorgungswerke 
  • Steuerbehörden 
  • Berufsgenossenschaften 
  • öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden und Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung 
  • andere Unternehmen zur Abwicklung von Gehaltszahlungen oder vergleichbare Einrichtungen an die wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung personenbezogene Daten übermitteln (z.B. für Gehaltszahlungen) 
  • Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer 
  • Dienstleister im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen  

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln. 

5 Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organi-sation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet i.d.R. nicht statt. Dennoch kann eine Datenübermittlung in Drittstaaten in Einzelfällen stattfinden, soweit: 

  • es gesetzlich vorgeschrieben ist, 
  • Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder 
  • dies durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert ist und keine höheren schutzwürdigen Interessen des Betroffenen dem entgegenstehen. 

Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.  

Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die meistens ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen wir bzw. unsere Dienstleister personenbezogene Daten in ein Drittland nur dann übermitteln, wenn geeignete Garantien bestehen (z.B. Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.  

Wir haben mit unseren Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung. 

6 Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist. 

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken: 

  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Sozialgesetzbuch (SGB IV), Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.  
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt. 

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen. Erfolgt die Speicherung der Daten auf Grund einer Betriebsvereinbarung, wird die Speicherdauer dort geregelt. 

7 Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).  

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. 

8 Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Arbeitsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Arbeitsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen. 

9 Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Arbeitsbeziehung nutzen wir keine automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. 

10 Findet ein Profiling statt?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu automatisiert zu bewerten.  

11 Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

11.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11.2 Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:  

 
Gemeinschaftsschule für (H)alle e. V. 
c/o Saaleschule für (H)alle 
Hans-Dittmar-Straße 9 
06118 Halle (Saale) 
kontakt(at)saaleschule.de
 

12. Änderung dieser Datenschutzhinweise 

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite. 

Stand: 03.09.2020